横断まとめ ・ 第1章 加入と届出 ― 誰が入り、いつまでに何を出すか
1-4書類の保存期間各法の書類の保存の規定
ポテ会社の書類って、どれも3年取っておけばいいんですよね?
ロウ先生健康保険と厚生年金の書類は2年間です。雇用保険は、被保険者に関する書類が4年間、それ以外が2年間です。
ポテえっ、2年・3年・4年って、引き出しを分けなきゃ!
ロウ先生労基法の重要な書類は5年間ですが、当分の間は3年間です。数え始める日も書類ごとに違います。
ポテなるほど!ほねを埋めた日付も、ちゃんと地図に書いておかなきゃ!
この表は、事業主などが書類を何年保存するかを並べたものです。数字は2年から40年まで幅がありますが、多くは「2年」「3年」「5年(当分の間3年)」のどれかです。
健保・厚年は2年、労災・徴収は3年、雇用は4年と2年に分かれます。安衛法の書類は原則3年ですが、健康診断個人票や作業環境測定の記録には、もっと長い期間が決まっているものがあります。
「数え始め・補足」の列も大切です。多くは「完結の日から」ですが、労基法の労働者名簿は退職・死亡・解雇の日から、派遣の管理台帳は派遣の終了日から、社労士の帳簿は帳簿閉鎖の時から数えます。
| 科目 | 書類 | 保存期間 | 数え始め・補足 | テキスト |
|---|---|---|---|---|
| 労基 | 労働者名簿・賃金台帳・雇入れ・解雇・災害補償・賃金などの重要な書類 | 5年間(当分の間3年間) | 名簿=退職・死亡・解雇の日、台帳=最後の記入日、災害補償=補償を終えた日、その他=完結の日から | 労基 13-6 |
| 労基 | 年次有給休暇管理簿 | 年休を与えた期間中と、その満了後5年間(当分の間3年間) | 第109条の「重要な書類」には当たらない | 労基 9-6 |
| 安衛 | 安衛法に基づいて作成した書類 | 原則3年 | 書類ごとに省令で定める | 安衛 12-3 |
| 安衛 | 健康診断個人票 | 原則5年 | 特別管理物質の特定化学物質健診・電離放射線健診は30年、石綿健診は常時その業務に従事しなくなった日から40年 | 安衛 9-5 |
| 安衛 | 作業環境測定の記録 | 原則3年 | 放射線5年、粉じん7年、特別管理物質30年、石綿40年 | 安衛 7-6 |
| 労災 | 労災保険に関する書類 | 3年間 | 完結の日から。徴収法に関する書類はこの規定の対象外 | 労災 8-8 |
| 徴収 | 徴収法などにもとづく書類 | 3年間 | 完結の日から。労働保険事務組合の雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿は4年 | 徴収 12-3・徴収 10-3 |
| 雇用 | 被保険者に関する書類 | 4年間 | 手続が終わった日から | 雇用 3-2 |
| 雇用 | それ以外の雇用保険に関する書類 | 2年間 | 手続が終わった日から | 雇用 3-2 |
| 健保 | 健康保険に関する書類 | 2年間 | 完結の日から | 健保 2-11 |
| 厚年 | 厚生年金保険に関する書類 | 2年間 | 完結の日から。資格の得喪に関する書類も2年 | 厚年 3-2 |
| 国年 | 納付受託者の帳簿(国民年金保険料納付受託記録簿) | 3年間 | 完結の日から | 国年 4-6 |
| 労一 | 派遣元管理台帳・派遣先管理台帳 | 3年間 | 派遣の終了日から | 労一 10-12・労一 10-13 |
| 社一 | 開業社会保険労務士の業務の帳簿 | 2年間(関係書類とともに) | 帳簿閉鎖の時から。開業社労士でなくなった後も同じ | 社一 14-7 |
違いのポイント
- 健保・厚年の書類は2年、労災・徴収の書類は3年です。
- 雇用だけは書類の種類で分かれ、被保険者に関する書類が4年、それ以外が2年です。
- 労基法の重要な書類と年次有給休暇管理簿は5年ですが、当分の間は3年です。
- 安衛法の書類は原則3年ですが、健康診断個人票は5年で、特別管理物質や石綿に関わる記録は30年・40年と長くなります。
- 4年が出てくるのは、雇用保険の被保険者に関する書類と、徴収法の事務組合の処理簿(雇用保険の資格取得・喪失などの届出の記録)で、どちらも雇用保険の被保険者の手続に関わるものです。
ひっかけ注意「厚生年金保険の資格の得喪に関する書類は4年間保存する」は誤りで、2年間です。4年になるのは雇用保険の被保険者に関する書類です。また「労災保険に関する書類は5年間保存する」も誤りで、完結の日から3年間です。
暗記2年=健保・厚年・雇用(被保険者以外)・社労士の帳簿。3年=労災・徴収・安衛(原則)・派遣の管理台帳・納付受託者の帳簿。4年=雇用の被保険者に関する書類・事務組合の処理簿。5年(当分の間3年)=労基の重要な書類。
覚え方「健保・厚年はペア(2)でしまう、労災・徴収はサン(3)段の棚、雇用の"人"の書類だけ4段目」……健康保険・厚生年金保険の書類は2年、労災保険・徴収法の書類は3年、雇用保険は被保険者に関する書類だけ4年(それ以外は2年)。労基法の重要な書類は5年で、当分の間は3年。